Если Вы примете на вооружение эту систему и будете применять эту систему изо дня в день, Вы сможете не терять время понапрасну, будете успевать больше, сможете структурировать свою жизнь и достичь, наконец, тех целей, о которых долго мечтали. И Франклин чаще будет улыбаться Вам зелёной улыбкой.
Системы хронометража, которым учат на многих курсах управления временем, «направлены назад» — в их основе лежит учёт уже использованного, отработанного времени, это своего рода дневник того, что сделано. Система Франклина же «направлена вперёд» — она работает с тем, что должно быть сделано. Глобальная задача дробится на подзадачи, те — на ещё более мелкие подзадачи. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения — как процесс строительства этой пирамиды.
1) Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей.
Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причём не надо бояться потратить на это слишком много времени — важно хорошо обдумать список. Необходимо убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.
2) Следующий этап — построение второго этажа пирамиды, опирающегося на первый.
Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Некоторые ещё называют этот этап «выбором Достойной Цели». Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.
3) Третий этаж пирамиды опирается на второй.
Составляется генеральный план — что, по большому счёту, необходимо, чтобы достичь поставленной на предыдущем этапе цели.
4) Четвёртый этаж пирамиды — долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков.
Весьма важно указать, достижению, какого именно (каких именно) пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Ещё более важно указание конкретного срока — если человек говорит себе: «Когда-нибудь я обязательно куплю машину» (напишу книгу, пойду учиться в университет…), он может тянуть годами и в результате так и не достигнуть цели, но если он назначает себе конкретный срок, он значительно увеличивает шансы добиться своего.
5) Пятый этаж — краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план.
Пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи.
6) Наконец, шестой этаж пирамиды — это план на один день.
Как Вы понимаете, все эти планы отнюдь не являются чем-то неизменным — наоборот, рекомендуется регулярно пересматривать их:
- План на день скорее всего будет изменён Вами несколько раз в течение дня.
- Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели.
- Долгосрочные планы должны пересматриваться раз в четыре-шесть месяцев.
- Генеральный план следует пересматривать раз в год.
В рамках одного дня используется другой способ управления временем. Все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.
В течение дня человек должен выделять время в порядке приоритетов — сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены — перейти к второстепенным, и только если останется время, он может заняться делами малозначительными.
В заключение следует обратить внимание на то, что использование системы Франклина ни в коей мере не входит в противоречие с применением какой бы то ни было системы хронометража. Наоборот, одновременное использование обеих систем может быть вдвойне эффективно, т.к. позволяет взглянуть и «вперёд», и «назад».